Pardavimo pasiūlymai ir užsakymai

Pardavimo pasiūlymų ir užsakymų funkcionalumas skirtas valdyti užsakymų procesą nuo jo pateikimo iki įvykdymo.

Supaprastintai procesas atrodo taip:

Pasiūlymas -> Pardavimo užsakymas -> Sąskaita (-os) faktūra (-os)

Nei viena grandis nėra privaloma. Galite nenaudoti Pasiūlymų, o iš karto kurti Užsakymus. Galite nekurti Užsakymų, o tik Pasiūlymus ir iš jų Pardavimo sąskaitas faktūras. Viskas priklauso nuo jūsų verslo poreikių.

1. Pardavimo pasiūlymas sukuriamas norint potencialiam klientui pateikti preliminarų siūlomų atlikti paslaugų ar parduodamų prekių įvertinimą. Jis turi galiojimo datą iki kada galios Pasiūlyme išdėstytos sąlygos ir kainos.

2. Klientui susidomėjus jūsų pateiktu pasiūlymu, suderinate likusiais detales ir iš Pasiūlymo sukuriate Pardavimo užsakymą. Užsakymas turi įvykdymo datą (Pristatymo data) iki kada įsipareigojate patiekti prekes ar suteikti paslaugas.

3. Pilnai arba dalinai įvykdžius užsakymą, kuriama Pardavimo sąskaita ir taip užbaigiamas užsakymo vykdymas. Jei užsakymas nėra iš karto pilnai vykdomas, tereikia nurodyti kokie kiekiai bus pateikti klientui, sukurti iš jų pardavimo sąskaitą ir likusieji kiekiai liks neuždarytame Užsakyme.

Jei pilnai užsakymas nebebus vykdomas, likusių kiekių laukuose nurodomi nuliai ir užsakymas uždaromas.

Iš vieno dokumento kuriant kitus yra išlaikomos nuorodos į pirminius šaltinius ir vartotojas gali matyti iš kokio dokumento buvo sukurtas Užsakymas ar pardavimo sąskaita.

Dokumentų registravimas

Neužregistruotas dokumentas sistemoje yra traktuojamas kaip juodraštis ir jokių įrašų nekuria. Todėl patikrinus pasiūlymo/užsakymo detales būtina jį užregistruoti.

Prekių rezervavimas

Prekės yra rezervuojamos užregistravus Pardavimo užsakymą. Pardavimo pasiūlymas prekių rezervavimo įrašų nesukuria.

Užsakymų apmokėjimas ir avansiniai mokėjimai

Užsakymai turi tris apmokėjimo būsenas:

1. Neapmokėtas

2. Sumokėtas avansas (pirkėjo sumokėta suma ne mažesnė nei nustatyta avanso suma, bet mažesnė nei viso užsakymo suma)

3. Apmokėtas (pirkėjas sumokėjo visą užsakymo sumą).

Kai iš užsakymo yra kuriama sąskaita faktūra, visi mokėjimai yra priskiriami sukurtai sąskaitai.

Konvertavimas į priešingą dokumentą

Pardavimo užsakymas arba pasiūlymas gali būti konvertuotas į priešingą dokumentą (Pirkimo užsakymą arba Pirkimo pasiūlymą). Ši funkcija naudojama, kai gaunamas užsakymas iš pirkėjo prekėms, kurių sandėlyje nėra ir reikia jas užsakyti iš Tiekėjo.

Konvertavimo metu sistema parenka Tiekėjo arba bendras pirkimo kainas. Jei tokių kainų nėra, priskiriamas 0, todėl prieš registruojant užsakymą reikia patikrinti priskirtas kainas ir esant poreikiui patikslinti.

Proceso pavyzdys

Pirkėjui pasiūloma įsigyti 10 kėdžių ir 2 stalai. Užsakymo įvykdymo terminas 30 dienų (Bus skaičiuojamas nuo užsakymo dienos, jei prekės bus užsakytos. Ne nuo pasiūlymo sukūrimo dienos). Numatytas 30% avansas.

Pirkėjas patvirtina, kad jam Pardavimo pasiūlyme nurodytos kainos ir pristatymo sąlygos yra tinkamos ir užsako pasiūlyme nurodytas prekes. Iš pardavimo pasiūlymo kuriamas Pardavimo užsakymas.  Iš šio dokumento sukurti -> Užsakymą. Sukurtas užsakymas užregistruojamas arba prieš registravimą dar galima jį paredaguoti, jei keičiasi kurios nors pristatymo sąlygos.

Kai iš Pasiūlymo yra sukuriamas Pardavimo užsakymas, pasiūlymas yra pažymimas kaip "Įvykdytas", t.y. jo misija šiame procese baigta ir toliau bus dirbama tik su užsakymu.

Sukūrus užsakymą yra sukuriami atsargų rezervacijos įrašai ir rezervuojamos prekės sandėlyje arba sistema rodo, kurių prekių reikia užsakyti, kad būtų pilnai įvykdyti visi užsakymai.

Jei užsakymas bus įvykdomas etapais, pvz. pristatoma po pusę kiekio du kartus, tai prieš iš užsakymo išrašant sąskaitą faktūrą reikia pakoreguoti lauką užsakymo eilutėse Į sąskaitą

Pardavimo sąskaita sukuriama Iš šio dokumento sukurti -> Sąskaita faktūra

Išrašius sąskaitą daliniam kiekiui, užsakyme pilnai įvykdytos eilutės pažymimos žaliai, o dalinai įvykdytos - geltonai.

Jei užsakymas toliau nebebūtų vykdomas, tai reikia laukelyje Liko patiekti įvesti 0 ir užsakymas bus pažymėtas kaip pilnai įvykdytas.

Kitu atveju tiesiog vėl kurti sąskaitą faktūra ir sąskaitoje atsiras laukelyje Į sąskaitą nurodytas prekių kiekis.

Skirtuke pardavimo sąskaitos yra rodomos visos iš užsakymo sukurtos Pardavimo sąskaitos.

Pardavimo pasiūlymo spausdinimas

Pardavimo pasiūlymų nustatymuose galima nurodyti, kad spausdinyje būtų pateikiamos prekių nuotrauko ir detalūs jų aprašymai